Mengupdate Judul Laporan Secara Otomatis

Mengupdate Judul Laporan Secara Otomatis

Pada awal bulan, para pekerja biasanya sibuk menyiapkan laporan bulanan, terutama departemen akuntansi. Pada perusahaan berskala besar, laporan yang dibuat oleh departemen akuntansi jumlahnya cukup banyak dan kompleks serta dituntut untuk selesai tepat waktu. Terkadang, mereka membuat banyak laporan yang terdiri dari beberapa sheet dalam satu file Excel, dimana setiap sheet diberi judul yang biasanya terdiri dari nama perusahaan, jenis atau nama laporan dan periode laporan.

Karena banyaknya laporan dan waktu yang cukup terbatas, seseorang terkadang lupa mengupdate judul laporan terutama pada periode laporan. Misalnya, laporan periode Maret tapi masih menggunakan judul laporan periode Februari. Meski kelihatannya ‘sepele’, kesalahan seperti ini tidak seharusnya terjadi karena bisa mengundang pertanyaan pembaca atau penggunaan laporan, bahwa kita tidak sungguh-sungguh dalam bekerja.

Baca Juga: Membuat Anggaran Bulanan Keluarga dengan Excel

Untuk menghindari kesalahan semacam ini, kita bisa mengatasinya dengan cara mengupdate judul laporan secara otomati, yaitu dengan cara merefer setiap judul laporan ke salah satu laporan di sheet pertama dari kumpulan laporan tersebut. Pada gambar di bawah, bisa kita lihat misalnya Laporan B merefer periode laporan ke Laporan A.

Akan tetapi, cara seperti ini jelas terlalu kaku karena nama atau jenis laporan terpisah dengan periode laporan. Untuk membuatnya lebih enak dibaca, kita akan menggunakan fungsi TEXT untuk mengupdate periode laporan dalam satu kalimat dengan nama atau jenis laporan. Untuk keperluan itu, kita akan menggabungkan nama laporan dengan periode laporan. Dengan mengupdate judul laporan secara otomatis, kita bisa meninggalkan pekerjaan mengupdate judul laporan secara manual yang tentunya sangat menyita waktu.

Fungsi TEXT

Syntax

=TEXT(value,format_text)

Value yaitu suatu value numerik atau angka, formula yang menghasilkan value, ataupun reference ke cell yang memiliki value angka.

Format_text adalah suatu format angka sebagai suatu teks. Untuk mengetahui macam-macam format_text, bisa dilihat di tabs Home/Format Cells/Number.

Kegunaan dari fungsi TEXT ini adalah untuk mengubah suatu value menjadi teks dengan format tertentu yang biasanya berlaku umum, misalnya format text untuk Date adalah 21-Januari-2015 atau 21-Jan-15, format untuk Time adalah 19:45 AM, dll.

Fungsi TEXT

Fungsi TEXT

Pada contoh diatas, kita akan mengubah format tanggal menjadi periode atau bulan. Format text lengkap untuk tanggal adalah “dd” untuk tanggal, “mmmm” untuk bulan, dan “yyyy” untuk tahun. Jika kita gunakan fungsi TEXT untuk value tanggal pada cell L2 di cell K2, =TEXT(L2,”dd mmmm yyyy”), maka hasilnya adalah “1 April 2015”. Jika kita ingin mengubahnya menjadi bulan, kita bisa menghilangkan tanggal dengan cara =TEXT(L2,”mmmm yyyy”) untuk menghasilkan “April 2015” atau =TEXT(L2,”mmm yy”) untuk menghasilkan format yang lebih pendek yaitu “Apr 15”.

Setelah itu, kita akan menggabungkan periode laporan dengan nama laporan. Untuk menggabungkan value, kita bisa menggunakan simbol “&”. Pada cell B3,

=”LAPORAN XXX UNTUK PERIODE “&TEXT(L2,”mmmm yyyy”)

Yang akan menghasilkan “LAPORAN XXX UNTUK PERIODE April 2015”, dimana bisa kita lihat bulan ditampilkan dengan huruf Besar pada huruf pertama. Supaya seragam huruf kapital, kita bisa menambahkan fungsi UPPER menjadi,

=UPPER(”LAPORAN XXX UNTUK PERIODE “&TEXT(L2,”mmmm yyyy”))

Mengupdate Judul Laporan

Mengupdate Judul Laporan

Yang akan menghasilkan “LAPORAN XXX UNTUK PERIODE APRIL 2015”. Untuk judul laporan lain, kita tinggal copy paste formula diatas ke sheet laporan yang lain dengan mengganti nama laporannya. Dengan demikian, untuk mengupdate judul laporan Anda cukup mengganti bulan pada cell LAP1!L2.

Kadang-kadang, suatu jenis laporan akuntansi harus menyertakan laporan periode sebelumnya, misalnya laporan stock atau inventory, seperti contoh berikut. Untuk itu, kita akan memodifikasi header tabel untuk laporan bulan ini dan bulan sebelumnya. Untuk laporan bulan ini, formulanya adalah sbb:

Laporan Bulan Ini dan Bulan Sebelumnya

Laporan Bulan Ini dan Bulan Sebelumnya

=UPPER(“CLOSING “&TEXT(‘LAP1’!L2,”mmm yy”))

Sedangkan, untuk periode sebelumnya, kita tinggal mengurangi value dalam cell LAP1!L2 dengan 1, sebagai berikut,

=UPPER(“CLOSING “&TEXT(‘LAP1’!L2-1,”mmm yy”))

dimana “01 April 2015” dikurangi 1 hasilnya “31 Maret 2015” sehingga menghasilkan “CLOSING MAR 15”.

Anda bisa mencoba tips dan trik ini di kantor untuk membuat laporan bulan depan. 🙂

 

sumber : jagoexcel

Cara Daftar Google Adsense Indonesia Agar Cepat Diterima

Google Adsense adalah salah satu program PPC (Pay Per Click) yang paling banyak digemari oleh ...

Learn more
Share This:Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInPin on Pinterest

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *